Lesend: Selbstmanagement für den Alltag (David Allen)

Im zweiten internetfähigen Café funktioniert das Internet nicht und ich versuche mich auf die Weisheit zu konzentrieren: „Jedes Hindernis eine kreative Chance“. Also Buch raus und lernen. Mit „Getting Things Done“ landete Allen einen Bestseller, in diesem Nachfolger bringt er ein paar seiner Essays zum Thema Selbstorga zusammen.

1 Ordnung

Wenn dir nix Besseres einfällt: Aufräumen, Putzen, Ordnen

„Je mehr du im Frieden schwitzt, desto weniger blutest du im Krieg“

Wöchentlich Projekte ordnen

Ideenspeicher zum Mitnehmen

Alle Einfälle sofort aufschreiben

Am Ende dieser Kleinkapitel (insgesamt 52) stellt Allen Fragen, von denen ich nur die für mich relevanten hier aufliste.

In welchen Bereichen sollten sie aufräumen?
Mein Bücherregal, meine Ordnerstruktur auf dem PC, mein Rechnungsmanagement, mein Leben? Hm…

Was gehen Sie als Nächstes an, wenn Sie sonst nichts zu tun wüssten?
Das Obige?! Irgendwie komischer Gedanke, jede Sekunde mit Produktivität zu füllen. Ich tendiere zu Sport oder Essen, wenn ich im Kopf nicht weiter komme.

2 Tun & Lassen
Gegen zu viele Aufgaben ist eine To-Do-Liste nur ein Notpflaster, keine Strategie.
Lösung: Alles aufschreiben. Dann: Kann etwas getan werden? Was ist das gewünschte Ergebnis? Was der nächste Schritt?

3 Verpflichtung vs. Freiheit
In Short: Hast du dich für die richtige Aufgabe entschieden, dann bleib voll bei der Sache, ohne Ablenkung.

4 Standortbestimmung & Ziel
Sechs Fragen zur Standortbestimmung, die ich hier mal in umgekehrter Reihenfolge aufliste, weil sie mir so sinnvoller erscheint:

a Warum sind Sie auf der Welt?
b Was soll sich in den nächsten Jahren ändern?
c Was soll im nächsten Jahr passieren? Projekte, Monatsziele
d Was sind Ihre Verantwortungsbereiche?
e Was sind ihre Projekte?
f Was sind ihre derzeitigen Aufgaben?

5 Viel mehr weniger von Allem*

Was hindert an der Produktivität? „Die Leute haben zu viel gleichzeitig im Kopf und treffen keine Entscheidungen. Erinnerungshilfen sind nicht funktional. Und: Sie unternehmen keine regelmäßige Revision ihrer Arbeit.“ Dagegen hilft: „Kopf frei machen (Dinge notieren). Sofort handeln oder zum richtigen Zeitpunkt erinnern. System aktuell und vollständig halten. In Kurzform:

„Konzentrieren Sie sich auf positive Ergebnisse, und handeln Sie immer in der wichtigsten Sache als Nächstes.“ Gute Fragen am Kapitelende:

Sind Sie in letzter Zeit ihre max. sieben Ziele und Verantwortungsbereiche durchgegangen?
Haben Sie eine Durchsicht der max. zehn wichtigsten Bereiche Ihres Privatlebens gemacht?
(Gesundheit, Finanzen, Laufbahn, Beziehungen usw.), sodass alles formuliert und aktuell ist?

Diesen umfassenden Ansatz plus Rollenbestimmung kenne ich so auch aus „Die 7 Wege zur Effektivität“. Allein diese tägliche, wöchentliche, monatliche Revision verlangt allerhand Disziplin. Wär jut, ditt ma einzuhalten.

* Dieses Zitat hing in einem Büro der Zeppelin Uni in Friedrichshafen – wunderhübsch, wie ich finde.

6 Aufräumen

Während viele Zeitmanager auf Prioritäten und vorausschauendes Handeln setzen, meint Allen, das die vielen kleinen Verpflichtungen lieber zügig abgearbeitet werden sollen, damit der Kopf für Größeres frei ist. Was also tut man mit dem Kleinkram? Wegwerfen (wenn sich zeigt, das die Aktion unwichtig ist), abhaken (wenn es schnell zu erledigen ist), delegieren oder zu einem geeigneten Zeitpunkt aufschieben. „Die wirkungsvolle Reaktion auf alles, was ihre Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt, zeugt von Professionalität“. Dieser Ansatz erleichtert mich sehr, denn ich hab immer eher ein prioritätsloses Zuviel im Kopf.

7 Prioritäten

Zentral bei Projekten ist die sofortige Festlegung des nächst wichtigen Schrittes. So werden große Reisen in Etappen zerlegt.

8 Energie freisetzen

„Beende jeden Tag, und hake ihn ab. Du hast getan, was du konntest. Sicher haben sich Schnitzer und Dummheiten eingeschlichen; vergiss sie, so schnell du kannst. Morgen ist ein neuer Tag; beginne ihn gut und gelassen in einer gehobenen Stimmung, sodass du dich nicht mit deinem alten Unsinn belastest“, wird der berühmte Einsiedler Ralph Waldo Emerson.

9 Belastung durch Unerledigtes

Gewünschtes Ergebnis festlegen, den nächsten Handlungsschritt festlegen, Erinnerung setzen – so wird der Kopf befreit und muss sich nicht alles merken.

10 Kreativität

Alles aufschreiben, über Alles nachdenken, Alles entscheiden. So entsteht im Rohr Gehirn der nötige Durchfluss laut Allen.

12 Sorgen sind vergeudete Energie
… und man vermeidet sie mit der wöchentlichen Revision, wie Allen nochmals betont. Denn wer sich über Ziele und Handlungsschritte in allen Lebensbereichen gezielt Gedanken macht, hängt nicht während der Woche in Sinnfragen fest – derjenige weiß, das er diese Arbeit bereits am Wochenende gemacht hat (und wieder machen wird!).

Über welches Projekt sollten Sie sich mehr Gedanken machen? Welches ist der nächste Handlungsschritt, der es ins Rollen brächte?
Mit Sicherheit mein Südamerika-Projekt. Geht bei der täglichen Jagd nach Kohle einfach unter und braucht eben viel Pflege bei der Sponsorensuche.

13 Kiefern schneiden
Trotz aller Listen die Allen auch für sich selbst führt, erwachsen einige der schönsten Momente spontan. Hat man die Aufgaben jedoch im Griff, ist der Genuss solcher kreativen Momente größer. „Wenn du hungrig bist, iss deinen Reis; wenn du müde bist, schließe die Augen.“ Was exakt so auch in David Norfolk´s „Nie mehr müde und erschöpft“ geraten wird. Ziemlich schwierig, wenn man fest angestellt ist…

14 Einstellung zu Krisen
„Sie haben gerade ihren Job verloren. Welche Karrierewünsche haben Sie, und wie können Sie sich diese erfüllen? Sie haben gesundheitliche Probleme. Welche Haltung möchten Sie dazu einehmen, und welche Schritte müssen Sie dafür in die Wege leiten? Wenn Ihre Umwelt sich ändert, was verstehen Sie jetzt unter Erfolg, und was müssen Sie jetzt dafür tun?

15 Visualisierung von Zielen
Zuerst steht die Vision des Ergebnisses, dann schafft der Geist die Fakten nach und nach selbst. Wer also ein festes Ziel im wahrsten Sinne des Wortes vor Augen hat, der wird auch mehr Chancen um sich herum entdecken, um dieses zu realisieren. „Wenn Sie ihre Entscheidungen darauf beschränken, was möglich oder vernünftig ist, verabschieden Sie sich von dem, was Sie wirklich wollen; zurück bleibt ein Kompromiß“ (Zitat Robert Fritz) Das animiert mich, meine wilde MindMap aus dem Sommer 2008 voller neuer Lebensentwürfe und Ideen nochmals heraus zu kramen. Ich muss die Bilder nur in konkrete Handlungen bringen und zäh dran bleiben. Eine Zeit lang war ich durch entsprechende Bücher auf das Phänomen der Synchronizität konzentriert – und habe die Erfahrungen selbst gemacht. Dass hat nachgelassen, sobald ich nicht mehr die Bücher zur Seite hatte. So multiplizieren sich auch Sorgen, scheint mir. Besseres Denken, besseres Leben, besseres Handeln.

16 Harte Arbeit
…fühlt sich nur so an, wenn wir die Arbeit nicht mögen oder etwas erzwingen wollen. Mit Sorgfalt und Interesse, ohne Anspannung und Sorgen, macht die richtige Arbeit Spaß, auch wenn sie fordernd ist. Wer das Naheliegendste erledigt (z.B. E-Mails) arbeitet nicht notwendig am nächst wichtigen!

17 Die Energie folgt dem Denken
Ähnlich wie 15: Allen schlägt vor, Dinge an die wir öfters denken sollen, direkt vor die (geistige) Haustür zu legen, wie etwas Wichtiges, das man am nächsten Tag nicht vergessen darf. „Viel leichter als so eine nachhaltige Neuausrichtung ist es, weiter meinen gewohnten Gedanken zu folgen – obwohl ich es eigentlich besser weiß … Stellen Sie sich etwas vor, von dem Sie heute gern mehr hätten. Denken Sie im Verlauf der nächsten Stunde so oft wie möglich daran“.

Auch Jürgen Höller betont die Kraft der wiederholten Gedanken – wer sich Sorgen macht, wird auch Sorgen ernten. Kann es so einfach sein? Klar, „fassbare“ Aktionen und Disziplin gehören dazu, aber ein positiv trainierter Geist, ein Mitnutzen des mächtigen Unterbewussten, scheint die Grundlage zu sein.